Начальник управління

Гайда

в.о. начальника управління

Гайда Андрій Ігорович

Календар
  • Червень 2018
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
    « Тра    
     123
    45678910
    11121314151617
    18192021222324
    252627282930  
  • Складання нотаріусами області описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та актів про вилучення до знищення документів

    -

    -

    У відповідності до п.13.6. Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року №3253/5 (далі – Правила 2010 року) усі описи справ підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню ЕК, створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві. Для погодження до державного нотаріального архіву надаються усі примірники опису. Згідно п.13.8. Правил 2010 року, відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду та які не підлягають зберіганню, здійснюється після підготовки конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу за цей самий період. Пунктом 13.9. Правил 2010 року встановлено, що описи справ та акт розглядаються ЕК управління юстиції одночасно. Враховуючи викладене, складання та надання до Івано-Франківського обласного державного нотаріального архіву описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також актів про вилучення для знищення документів є обов’язковим.

    Пунктом 7 Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток 32 до Правил 2010 року) встановлено, що у кінці року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса та їх печаткою. Примірник номенклатури справ контори, приватного нотаріуса, закритий підсумковим записом про кількість і категорію фактично заведених за рік справ, надається конторою, приватним нотаріусом до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

    Згідно ст.5 Закону України «Про нотаріат» нотаріус зобов’язаний вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса відповідно до встановлених правил. Відсутність в державному нотаріальному архіві описів справ, актів про вилучення до знищення документів нотаріусів та підсумкових записів до номенклатур справ, у якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ, свідчить про порушення вимог ст.5 Закону, що тягне за собою вжиття мір дисциплінарного впливу за недотримання вимог законодавства.

    Враховуючи вищевказане, з метою належного виконання покладених на Вас обов’язків, просимо в найкоротші терміни проаналізувати стан виконання вищевказаних вимог нормативно-правових актів та перевірити наявність описів справ з відповідними відмітками держнотархіву про їх схвалення та погодження.